1951 yılında Sıvas'ın Acıyurt köyünde doğdu. İskender ve Kadriye'nin oğludur. Altı çocuklu ailenin üçüncü çocuğudur.
Kaya, Sivas'ta Dört Eylül İlkokulu, Atatürk Ortaokulu ve Sivas Lisesini bitirdikten sonra, İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Türk Dili ve Edebiyatı Bölümüne girdi (1970). 1974'te bu bölümden mezun oldu. Sivas Lisesi, Diyarbakır Dicle Öğretmen Lisesi, Aksaray Ortaköy Lisesi, Bakırköy İmam-Hatip Lisesinde edebiyat öğretmenliği yaptı. Askerlik hizmetini yedek subay olarak Kırklareli'nin Vize ilçesinde yerine getirdi. 1983'te Cumhuriyet Üniversitesinin açmış olduğu Halk Edebiyatı Uzmanlığı kadrosu imtihanına girip başarılı oldu ve bu göreve getirildi. 1988'de C.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü "Mahmut ile Nigâr Hikâyesi Üzerinde Mukayeseli Bir İnceleme" konulu tezini vererek Yüksek Lisansını, 1991'de G.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsünde "Sivas'ta Âşıklık Geleneği ve Âşık Ruhsatî" konulu teziyle de doktorasını yaptı. Aynı yıl, Folklor Araştırmaları Kurumu tarafından, "İhsan Hınçer Türk Folkloruna Hizmet Ödülü-91" ödülünü, 24 Aralık 2001 günü de MOTİF Halk Oyunları Eğitim Derneği Gençlik Kulübü tarafından verilen “Halkbilim Araştırma ve Teşvik Ödülü” nü aldı.
İlmi çalışmalarının yanında lise döneminden beri şiirler de yazan kaya, bazı şiirlerinde Mahcubî mahlasını kullanmaktadır. Şiirleri genellikle mistik, millî ve aşk konuludur.
İLESAM, Türkiye Yazarlar Birliği ve Folklor Araştırmaları Kurumu üyesi olan Kaya, halen Cumhuriyet Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Türk Dili ve Edebiyatı Bölümünde öğretim üyesi olarak çalışmakta olup evli ve Sibel, Zeynep Aslıhan, Tâhâ Tuna adında üç çocuk babasıdır.
Kaya, yayın pek çok halkbilim ile ilgili süreli yayınlarda 150’den fazla makalesi yayımlandı. 1984'ten itibaren alanı ile ilgili olarak 54 millî ve milletlerarası kongre ve sempozyuma katıldı. Bugüne kadar 18 kitabı yayımlandı. Başlıca kitapları şunlardır:
1. Âşık İsmetî, Sivas, 1984, Esnaf Matbaası, 200 s.
2. Ruhsatî'nin Uğru ile Kadı Hikâyesi, İstanbul, 1985, Erenler Matbaası Anadolu Sanat Yayınları, 40 s.
3. Şairnameler, Ankara, l990, T.C. Kültür Bakanlığı HAKAD Yayınları : l28, Halk Edebiyatı Dizisi: 24, Gazi Üniversitesi Basın-Yayın Yüksekokulu Matbaası, 102 s.
4. Âşık Ruhsatî Bibliyografyası, Ankara, 1992, T. C. Kültür Bakanlığı HAGEM Yayınları : l80, Biyografiler-Bibliyografyalar Dizisi: 28, Sistem Ofset, 47 s. (Türk Halk Şairleri Bibliyografyaları : 12, Ali Abbas ÇINAR, Âşık Kâtibî Bibliyografyası ve Yrd. Doç. Dr. Ali Berat ALPTEKİN- Yrd. Doç. Dr. Esma ŞİMŞEK, Posoflu Âşık Müdamî Bibliyografyası ile birlikte.)
5. Mahmut ile Nigâr Hikâyesi Üzerine Karşılaştırmalı Bir Araştırma , Ankara, 1993, T.C. Kültür Bakanlığı HAGEM Yayınları: 187, Halk Edebiyatı Dizisi: 42, Ceylan Matbaacılık Sanayi ve LTD. ŞTİ, l74 s.
6. Âşık Minhacî, Sivas, 1994, Dilek Matbaası, 80 s.
7. Sivas'ta Âşıklık Geleneği ve Âşık Ruhsatî, Sivas, l994, Cumhuriyet Üniversitesi Yayınları No: 55, Dilek Matbaası, 635 s.
8. Âşık Sefil Selimî-Çobanın Can Pınarı, Sivas, 1996, Dilek Matbaası, 240 s.
9. Âşık Zakirî, Sivas, 1996, 80 s.
10. Sızırlı Âşık Hasan (Coşarî), Sivas, 1997, Dilek Matbaası, 136 s.
11. Sivas’ta Âşıklık Geleneği, Sivas, 1998, Dilek Matbaası, 132 s.
12. Âşık Ruhsatî, Sivas, 1999, Dilek Matbaası, XVI+494 s.
13. Acıyurtlu Halk Şairleri, Sivas, 1999. Dilek Matbaası, 148 s.
14. Anonim Halk Şiiri, Ankara, 1999, Akçağ Yayınları, XVIII+672 s.
15. Halk Hikâyeleri-1 (M. Sabri KOZ ile birlikte), İstanbul, 2000. 314.
16. Âşık Edebiyatı Araştırmaları, İstanbul, 2000, Kitabevi, 472 s.
17. Âşık Veysel Hayatı- Sanatı- Şiirleri-Türküleri (Uğur Kaya ile birlikte)
18. Folklorumuzda Beddua Söyleme Geleneği ve Türk Halk Şiirinde Beddualar, AKM Yayını, Ankara, 2001, XVI+282 s.
19. Bir Destan Kahramanı Mehrali Bey, Bakı, 2001, 50 s.